以本單位形成的文件材料為主，凡是記述和反映本單位職能活動(dòng)和歷史面貌的文件材料，都應(yīng)列入歸檔范圍。歸檔文件具體包括以下幾個(gè)方面：

    一、上級(jí)機(jī)關(guān)歸檔文件范圍

    （一）上級(jí)機(jī)關(guān)召開并需要貫徹的會(huì)議的主要文件材料，如：針對(duì)我院制發(fā)的決議、決定、規(guī)定、批復(fù)、批轉(zhuǎn)、通報(bào)、通知和人事任免等。

    （二）上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，普發(fā)的非機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行或協(xié)助執(zhí)行的法規(guī)性的文件。

（三）院領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)業(yè)務(wù)人員參加的上級(jí)機(jī)關(guān)召開的有關(guān)我院業(yè)務(wù)方面的會(huì)議文件及在會(huì)議上的發(fā)言材料。

（四）黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、人民代表、知名人士、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等視察、檢查我院工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音帶、錄像帶等材料。

    （五）代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本。

（六）上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件（包括報(bào)紙、刊物轉(zhuǎn)載等）。

二、本級(jí)機(jī)關(guān)文件歸檔范圍

    （一）院黨委、行政領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議文件材料，各種工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議材料及本機(jī)關(guān)頒發(fā)的決議、決定、規(guī)定、批復(fù)、批轉(zhuǎn)、通報(bào)、通知、請(qǐng)示、報(bào)告，各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿。

    （二）科研管理、科技開發(fā)、教育培訓(xùn)等方面的總體規(guī)劃、年度計(jì)劃、工作總結(jié)、大事記、合同書、協(xié)議書等。

    （三）各單位制發(fā)的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作條例、辦法、規(guī)定等法規(guī)性文件。

    （四）歷史沿革、大事記、黨史、年鑒、院志、科研志等出版物（包括底稿）；機(jī)構(gòu)成立、合并、撤消、更改名稱、印（信）章啟用等；反映本單位重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)證書等；有紀(jì)念意義、憑證性的實(shí)物、照片、錄音帶、錄像帶等文件材料。

    （五）干部任免、職稱評(píng)定、聘任、職工調(diào)動(dòng)（包括商調(diào)函、領(lǐng)導(dǎo)批示、培訓(xùn)、介紹信存根）錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、辭職、退職、退休、停薪留職、調(diào)資、升級(jí)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、轉(zhuǎn)業(yè)、復(fù)員、評(píng)殘、死亡、撫恤等有關(guān)材料，人員編制、工資改革、轉(zhuǎn)移工資、職工名冊(cè)、紀(jì)律檢查、治安保衛(wèi)以及黨團(tuán)員介紹信和存根等。

    （六）外事活動(dòng)中形成的全部文件材料（包括出國(guó)批件、政審材料等）以及對(duì)外交流活動(dòng)中形成的協(xié)議、合同（正副本）、照片、錄音帶、錄像帶、電子文件材料等。

    （七）出租、轉(zhuǎn)讓、征用土地、建房等與外單位簽定的協(xié)議（包括補(bǔ)充協(xié)議）、合同等文件材料。

    （八）處理經(jīng)濟(jì)糾紛、依據(jù)法律要求形成的一系列的有關(guān)材料。

    （九）清產(chǎn)核資、財(cái)產(chǎn)、物資、檔案交接等形成的有關(guān)材料。

    （十）與外單位商洽工作的重要函件、重要人民來信來訪及處理人民來信來訪形成的記錄、摘要單、調(diào)查處理報(bào)告、統(tǒng)計(jì)分析材料等。

    （十一）領(lǐng)導(dǎo)人公務(wù)活動(dòng)形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄、外出活動(dòng)帶回的與本單位有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料。

    （十二）檢查下級(jí)機(jī)關(guān)工作、調(diào)查研究形成的重要文件材料。

    （十三）編印的情況反映、簡(jiǎn)報(bào)等刊物定稿和印本、出版物的定稿、樣本。

    （十四）各種普查工作中形成的文件材料。

    （十五）按有關(guān)規(guī)定應(yīng)歸檔的死亡干部檔案材料。

    三、同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件歸檔范圍

    （一）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管的業(yè)務(wù)，但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件。

    （二）有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)工作檢查形成的重要文件。

    （三）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本機(jī)關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件。

    （四）重要的電話記錄、電報(bào)等

    四、下級(jí)機(jī)關(guān)歸檔文件范圍

    （一）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算等文件材料。

    （二）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的法規(guī)性備案材料。

    五、會(huì)議文件的歸檔材料

    （一）院領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員出席上級(jí)黨政機(jī)關(guān)、主管部門召開的各種會(huì)議材料和講話稿。

    （二）院黨委會(huì)、院行政辦公會(huì)、職稱評(píng)定會(huì)、成果評(píng)審會(huì)、支部委員會(huì)、處（所）辦公會(huì)的會(huì)議記錄、紀(jì)要等。

    （三）全省農(nóng)科系統(tǒng)年度工作會(huì)議、全院或全系統(tǒng)重大活動(dòng)形成的會(huì)議文件材料。

    （四）各種專業(yè)活動(dòng)或工作會(huì)議形成的文件材料，包括會(huì)議通知、報(bào)到名冊(cè)、會(huì)議報(bào)告、發(fā)言稿、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)、照片、錄音帶、錄像帶等。

    六、不歸檔的文件材料

    （一）重份文件，一般事物性的臨時(shí)性文件，院內(nèi)直屬機(jī)關(guān)相互抄送的文件，不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等。

    （二）上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件，普法性供參閱、不辦理的文件材料。

    （三）上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來供工作參考的抄件。

    （四）上級(jí)機(jī)關(guān)征求意見未定稿的文件。

    （五）未經(jīng)會(huì)議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效的文件、電報(bào)草稿、一般性文件的歷次修改稿（重要法規(guī)性文件除外），鉛印文件的各次校對(duì)稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外），外單位送來的征求意見稿，外單位送來不需要執(zhí)行的文件材料等。

    （六）從正式文件上、電報(bào)上摘錄的供參考的非證明材料。

    （七）無特殊保存價(jià)值的來信和詢問一般性問題的人民來信。

（八）單位負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的與本單位無關(guān)的文件材料。

    （九）為參考目的從各方面收集的文件材料，同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料，非直屬機(jī)關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料。

    （十）參加非主管機(jī)關(guān)召開的會(huì)議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價(jià)值的文件材料

    （十一）下級(jí)機(jī)關(guān)送來參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文件材料。

    （十二）越級(jí)抄送的一般性不需要辦理的文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)抄送備案的一般性文件材料。