以本單位形成的文件材料為主,凡是記述和反映本單位職能活動(dòng)和歷史面貌的文件材料,都應(yīng)列入歸檔范圍。歸檔文件具體包括以下幾個(gè)方面:
一、上級(jí)機(jī)關(guān)歸檔文件范圍
(一)上級(jí)機(jī)關(guān)召開并需要貫徹的會(huì)議的主要文件材料,如:針對(duì)我院制發(fā)的決議、決定、規(guī)定、批復(fù)、批轉(zhuǎn)、通報(bào)、通知和人事任免等。
(二)上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件,普發(fā)的非機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行或協(xié)助執(zhí)行的法規(guī)性的文件。
(三)院領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)業(yè)務(wù)人員參加的上級(jí)機(jī)關(guān)召開的有關(guān)我院業(yè)務(wù)方面的會(huì)議文件及在會(huì)議上的發(fā)言材料。
(四)黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、人民代表、知名人士、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等視察、檢查我院工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音帶、錄像帶等材料。
(五)代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本。
(六)上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件(包括報(bào)紙、刊物轉(zhuǎn)載等)。
二、本級(jí)機(jī)關(guān)文件歸檔范圍
(一)院黨委、行政領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議文件材料,各種工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議材料及本機(jī)關(guān)頒發(fā)的決議、決定、規(guī)定、批復(fù)、批轉(zhuǎn)、通報(bào)、通知、請(qǐng)示、報(bào)告,各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿。
(二)科研管理、科技開發(fā)、教育培訓(xùn)等方面的總體規(guī)劃、年度計(jì)劃、工作總結(jié)、大事記、合同書、協(xié)議書等。
(三)各單位制發(fā)的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作條例、辦法、規(guī)定等法規(guī)性文件。
(四)歷史沿革、大事記、黨史、年鑒、院志、科研志等出版物(包括底稿);機(jī)構(gòu)成立、合并、撤消、更改名稱、印(信)章啟用等;反映本單位重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)證書等;有紀(jì)念意義、憑證性的實(shí)物、照片、錄音帶、錄像帶等文件材料。
(五)干部任免、職稱評(píng)定、聘任、職工調(diào)動(dòng)(包括商調(diào)函、領(lǐng)導(dǎo)批示、培訓(xùn)、介紹信存根)錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、辭職、退職、退休、停薪留職、調(diào)資、升級(jí)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、轉(zhuǎn)業(yè)、復(fù)員、評(píng)殘、死亡、撫恤等有關(guān)材料,人員編制、工資改革、轉(zhuǎn)移工資、職工名冊(cè)、紀(jì)律檢查、治安保衛(wèi)以及黨團(tuán)員介紹信和存根等。
(六)外事活動(dòng)中形成的全部文件材料(包括出國(guó)批件、政審材料等)以及對(duì)外交流活動(dòng)中形成的協(xié)議、合同(正副本)、照片、錄音帶、錄像帶、電子文件材料等。
(七)出租、轉(zhuǎn)讓、征用土地、建房等與外單位簽定的協(xié)議(包括補(bǔ)充協(xié)議)、合同等文件材料。
(八)處理經(jīng)濟(jì)糾紛、依據(jù)法律要求形成的一系列的有關(guān)材料。
(九)清產(chǎn)核資、財(cái)產(chǎn)、物資、檔案交接等形成的有關(guān)材料。
(十)與外單位商洽工作的重要函件、重要人民來信來訪及處理人民來信來訪形成的記錄、摘要單、調(diào)查處理報(bào)告、統(tǒng)計(jì)分析材料等。
(十一)領(lǐng)導(dǎo)人公務(wù)活動(dòng)形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄、外出活動(dòng)帶回的與本單位有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料。
(十二)檢查下級(jí)機(jī)關(guān)工作、調(diào)查研究形成的重要文件材料。
(十三)編印的情況反映、簡(jiǎn)報(bào)等刊物定稿和印本、出版物的定稿、樣本。
(十四)各種普查工作中形成的文件材料。
(十五)按有關(guān)規(guī)定應(yīng)歸檔的死亡干部檔案材料。
三、同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件歸檔范圍
(一)同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管的業(yè)務(wù),但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件。
(二)有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)工作檢查形成的重要文件。
(三)同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本機(jī)關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件。
(四)重要的電話記錄、電報(bào)等
四、下級(jí)機(jī)關(guān)歸檔文件范圍
(一)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算等文件材料。
(二)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的法規(guī)性備案材料。
五、會(huì)議文件的歸檔材料
(一)院領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員出席上級(jí)黨政機(jī)關(guān)、主管部門召開的各種會(huì)議材料和講話稿。
(二)院黨委會(huì)、院行政辦公會(huì)、職稱評(píng)定會(huì)、成果評(píng)審會(huì)、支部委員會(huì)、處(所)辦公會(huì)的會(huì)議記錄、紀(jì)要等。
(三)全省農(nóng)科系統(tǒng)年度工作會(huì)議、全院或全系統(tǒng)重大活動(dòng)形成的會(huì)議文件材料。
(四)各種專業(yè)活動(dòng)或工作會(huì)議形成的文件材料,包括會(huì)議通知、報(bào)到名冊(cè)、會(huì)議報(bào)告、發(fā)言稿、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)、照片、錄音帶、錄像帶等。
六、不歸檔的文件材料
(一)重份文件,一般事物性的臨時(shí)性文件,院內(nèi)直屬機(jī)關(guān)相互抄送的文件,不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等。
(二)上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件,普法性供參閱、不辦理的文件材料。
(三)上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來供工作參考的抄件。
(四)上級(jí)機(jī)關(guān)征求意見未定稿的文件。
(五)未經(jīng)會(huì)議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效的文件、電報(bào)草稿、一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件除外),鉛印文件的各次校對(duì)稿(主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外),外單位送來的征求意見稿,外單位送來不需要執(zhí)行的文件材料等。
(六)從正式文件上、電報(bào)上摘錄的供參考的非證明材料。
(七)無特殊保存價(jià)值的來信和詢問一般性問題的人民來信。
(八)單位負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的與本單位無關(guān)的文件材料。
(九)為參考目的從各方面收集的文件材料,同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料,非直屬機(jī)關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料。
(十)參加非主管機(jī)關(guān)召開的會(huì)議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價(jià)值的文件材料
(十一)下級(jí)機(jī)關(guān)送來參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文件材料。
(十二)越級(jí)抄送的一般性不需要辦理的文件材料,下級(jí)機(jī)關(guān)抄送備案的一般性文件材料。