河南省農(nóng)科院檔案借閱制度
為了進一步加強檔案管理,確保黨和國家的機密安全,在維護個人知識產(chǎn)權(quán)的前提下,能更好地為我院科研、開發(fā)、管理工作服務(wù),特制定檔案借閱制度。
院檔案管理部門保存的各門類檔案,原則上只為本院在職職工提供借閱利用。
一、文書檔案
?。?、凡本單位形成的文書檔案,原則上只限本單位的在職職工借閱利用。借閱者不得擅自進入庫房查閱檔案。
?。?、文書檔案只限在本室閱覽;如需借出或復(fù)印,要向檔案管理人員說明情況,經(jīng)同意后才能借出,但要嚴格履行借閱登記手續(xù);黨委文件、黨委會議記錄必須經(jīng)院長同意;人教處等機密和珍貴文件必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意方可借閱。
二、科研檔案
?。?、科研課題檔案和成果檔案及實物檔案,只限本課題人員借閱利用,非本課題科研人員需要借閱時,必須經(jīng)該課題主持人同意(憑字條或陪同)后才能借閱。
2、本院離退休科研人員借閱科研檔案時,需經(jīng)立檔單位同意方可借閱。
3、研究課題主持人已經(jīng)調(diào)離、退休、死亡,現(xiàn)任課題主持人或與本課題有關(guān)的科技人員,可查閱原課題主持人在科學(xué)試驗(實驗)過程中形成的階段性檔案和成果檔案。
?。础⒚咳嗣看谓栝啓n案不得超過5卷,借出時間不得超過15天。如需繼續(xù)使用,必須到院檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù),在辦理歸還和續(xù)借手續(xù)的同時,檔案管理人員要認真檢查被借檔案的完整程度。逾
期不還者,每卷每天按1元處罰。
三、會計檔案
?。?、凡本院職工,因工作需要,借閱會計檔案的人員,必須經(jīng)立檔單位的領(lǐng)導(dǎo)或主管會計人員同意,由立檔單位會計人員陪同方能查閱。
?。?、外單位人員來我院查閱會計檔案,必須持有本人所在單位介紹信,經(jīng)立檔單位領(lǐng)導(dǎo)批準,由立檔單位的主管會計陪同,方可查閱。
?。?、會計檔案一般不借出,只在檔案管理部門閱覽,如有特殊情況,需要借出或復(fù)印,需經(jīng)立檔單位領(lǐng)導(dǎo)(或主管會計)批準,方可借出。
四、基建檔案
基建檔案一般不借出(除特殊情況),只限在本室閱覽;基建檔案每借閱一卷需交押金50元,按時歸還且檔案完整安全的如數(shù)退還押金。如有損壞或丟失,除押金不退,并按原制圖價加倍賠償和追究法律責任。
五、資料
參考資料書籍均不外借,只能在閱覽室閱覽。
六、對借閱人員的要求
?。薄⑼鈫挝蝗藛T來借閱檔案,必須持本人所在單位介紹信,并經(jīng)有關(guān)人員同意后,只準在檔案管理部門閱覽室閱覽。
?。病n案借出后,要愛護檔案,嚴格遵守保密制度,防止泄密和丟失,不準轉(zhuǎn)借、拆卷、抽頁、剪裁、打圈、折疊、涂改和污損。如有損壞或丟失檔案者,除加倍賠償外,要以《檔案法》為依據(jù),追究其責任。
七、對管理人員的要求
?。?、檔案管理人員必須履行崗位職責,嚴格執(zhí)行借閱制度,做到認真負責,熱情接待。
?。?、對歸還的檔案要認真檢查核對,確認檔案無損,方可銷號入柜。
?。?、必須嚴格履行登記手續(xù)(注明年代、卷號、題名等項),并認真填寫效果利用清單。
信息來源:院辦公室檔案科 (2005-08-03)